1. Ce este Notificatorul:
Notificatorul este o aplicatie al carei scop este acela de a “reaminti” clientilor eventualele datorii neachitate. Este un add-on pentru pachetul integrat de aplicatii de gestiune WinMENTOR.
Notificarile de plata se trimit optional atat prin e-mail cat si prin SMS. Pentru o utilizare cat mai simpla gestiunea adreselor de e-mail si a numerelor de telefon se face in WinMENTOR.
Practic, aplicatia in sine nu presupune introducerea suplimentara a niciunei informatii speciale, ci se bazeaza exclusiv pe datele existente in baza de date WinMENTOR.
2. Cum functioneaza:
Notificatorul se conecteaza prin intermediul serverului DocImp la baza de date WinMENTOR si aduce intern datele legate de parteneri, solduri, adrese de e-mail, telefoane, sedii, etc. Aceste date sunt prelucrate si se pastreaza informatiile care respecta anumite criterii si conditii necesare trimiterii notificarilor. Modul de functionare al aplicatiei este controlat prin intermediul unui fisier .ini. In functie de intrarile existente in acest fisier, Notificatorul va trimite e-mail/SMS clientilor al caror sold depaseste un anumit prag.
Trimiterea, dupa caz, a mesajelor e-mail si SMS este supusa unor reguli si restrictii pentru a nu “bombarda destinatarul” cu mesaje nerelevante sau prea dese.
Aplicatia are integrat si un sistem de interogare si afisare a datelor existente pentru identificarea rapida a eventualelor probleme. Sistemul permite o navigare facila si filtrare / cautare incrementala.
Aplicatia este protejata la utilizare cu cheia HASP.
3. Necesar hardware si software:
- Platforma Win32
- WinMENTOR
- Modulul DocImpServer
- Suport MDAC
- Port USB
Pentru serviciul de notificari prin e-mail: acces internet, server de e-mail, adresa de e-mail, cont de utilizator si parola.
Pentru serviciul de notificari SMS: telefon/modem cu suport SMS (GSM, CDMA) si solutie de conectare (cablu USB / serial, bluetooth, IR).
Informatii necesare in baza de date WinMENTOR: in nomenclatorul de parteneri, o adresa de e-mail sau un telefon asociate unui sediu sau unei persoane de contact.
4. Optiuni:
Fisierul de configurare al aplicatiei permite un control fin al mecanismelor de trimitere a notificarilor si este impartit in sectiuni specifice:
4.1 Optiuni generale:
- prag de notificare: este pragul de sold de la care se trimit notificari (de exemplu, de cele mai multe ori nu ar avea sens sa trimita notificari unui client care are sold de 1 leu)
- firma de lucru din WinMENTOR
- denumirea firmei asa cum ar trebui sa apara pe notificari (de ex: Societatea de distributie… in loc de SC COMEXIM SRL)
- optiune de trimitere a notificarilor NUMAI catre clientii cu sold scadent
- optiune de trimitere e-mail: daca se doreste utilizarea serviciului de notificari prin e-mail
- optiune de trimitere SMS: daca se doreste utilizarea serviciului de notificari prin SMS. Cele doua optiuni (e-mail / SMS) sunt complet independente, utilizarea lor ramanand la libera alegere a utilizatorului
- marcaj de exludere: un caracter / sir a carui prezenta in numarul de telefon sau in adresa de e-mail blocheaza trimiterea notificarilor (de ex: telefoanele / adresele de e-mail ale agentilor clientilor)
- numarul minim de zile intre trimiteri: este un parametru de control care asigura evitarea spam-ului, atat prin e-mail cat si prin SMS.
Odata trimisa o notificare catre o persoana, indiferent de cate ori se ruleaza procedurile de notificare, acea persoana nu va primi o alta notificare mai devreme de numarul de zile configurat in fisierul .ini.
Vizavi de acest parametru de configurare trebuie aratat ca exista si exceptii: in cazul in care doi clienti diferiti au aceeasi adresa de e-mail / telefon, atunci vor primi notificarile pentru ambele companii, chiar daca intervalul de trimitere este mai mic decat cel stabilit.
Bineinteles, dupa ce aceste notificari isi intra in rol, modul de functionare standard, respectiv pastrarea intervalului definit printre trimiteri.
4.2. Optiuni e-mail:
- serverul de trimitere a e-mailurilor (SMTP)
- adresa de expeditie (campul From:)
- contul si parola utilizate pentru expeditie
- template-ul de mesaj: un fisier HTML complet configurabil, cu campuri predefinite
- subiectul mesajului e-mail
- cerere de confirmare la primire
- descrierea liniei de datorii: la mesajele e-mail soldul este trimis detaliat pe documente. Aceasta optiune permite descrierea modului de afisare pentru fiecare document in parte, de exemplu:
“Factura < b > #nr# / #data# < /b > , cu termen #termen#, rest: #rest# RON”
4.3. Optiuni SMS
- portul de comunicatii al modemului
- template-ul de mesaj: la fel, un fisier .txt complet configurabil, cu campuri predefinite. In cazul mesajelor SMS, datorita spatiului limitata se trimit informatii fara detaliere la nivel de document.
5. Capturi de ecran:
Figura 1: O sesiune de lucru. In partea dreapta exista logul de operatii unde se afiseaza pas cu pas tot ce se intampla in sesiunea curenta si parametrii de lucru.
Figura 2: Filtrare dinamica pe o interogare predefinita
Figura 3: Afisarea documentelor cu depasiri de scadenta
Figura 4: Jurnalul ultimelor notificari
Figura 5: Mesaj de notificare e-mail trimis cu cerere de confirmare de primire
Figura 6: Mesaj de notificare SMS
Realizatorul aplicatiei: MH Finance & IT Consult Bucuresti
Configuratie WinMENTOR necesara: varianta extins + modul DocImpServer
